[EE-IV] Coaching, Mentoring and Councelling

Berdasar hasil survei EES tahun 2009, diketahui bahwa selama ini atasan belum menjalankan fungsinya secara optimal dalam membina dan mengembangkan karyawan yang ditandai dengan Atasan sibuk, Atasan terbebani , Atasan merasa bukan pekerjaannya melakukan CMC, Atasan tidak tahu cara Coaching, Mentoring dan Counselling (CMC). Atas dasar hal tersebut, diperlukan pembelajaran tentang CMC kepada atasan dengan tujuan agar atasan mampu memahami CMC melalui perilaku positif dalam melakukan CMC dan memberikan umpan balik dalam CMC untuk rencana pengembangan diri individu pegawai.

Coaching adalah aktifitas yang dilakukan oleh Atasan langsung kepada pegawai dalam rangka meningkatkan kompetensi dan kontribusi terkait dengan usaha memenuhi target kinerja Perseroan dan atau Unit PLN melaui pengembangan pengetahuan, keterampilan dan hubungan melalui arahan atasan langsung.  Peran atasan sebagai coach adalah bertujuan membangun kinerja, menjajagi berbagai kemungkinan dan kesempatan untuk pemecahan masalah, mengembangkan keterampilan dan kompentensi, mendorong individu untuk berperan serta dalam berbagai aktivitas serta Memberikan bantuan bila diperlukan. 5 (lima) prinsip coach yang baik yaitu kemampuan untuk mengumpulkan informasi, kemampuan mendengar, kesadaran akan apa yang terjadi dilingkungan kerja, kemampuan untuk memberikan instruksi dan kemampuan untuk memberikan feedback.

Mentoring adalah suatu aktivitas yang ditujukan bagi para karyawan yang mempunyai kompetensi istimewa, dengan memberikan penugasan khusus, networking, pemberian wacana yang lebih luas dan hal-hal lain yang diperlukan. Tujuannya adalah untuk pengembangan karir secara optimal. Atasan sebagai mentor seharusnya berperan sebagai 1. role model & coach yang bertujuan membangun kehidupan kerja dan seringkali telah memiliki filosofi kehidupan dan mengoperasikannya pada dimensi spiritual, intelektual, dan emosional; 2. penasehat yaitu membantu individu dalam melalui suatu krisis atau menjalani kehidupan yang baru; 3. penghubung dalam membangun networking. Ada prinsip “10-60-90” dalam melakukan mentoring yaitu : 1. bila Anda memberitahu pada orang dewasa bagaimana cara melakukan sesuatu, maka dia akan mengingat 10% dari apa yang Anda katakana; 2. bila Anda menunjukkan cara melakukan sesuatu padanya, maka dia akan mengingat 60% dan 3. bila Anda melakukannya bersama-sama dengannya, maka ia akan mengingatnya paling sedikit 90% dari kegiatan tersebut. Berikut tips agar sukses menjadi mentor, yaitu 1. memberi kebebasan kepada staff untuk berkembang sesuai dengan caranya sendiri; 2. memberikan rencana pengembangan dengan menitikberatkan pada tujuan individu; 3. mentor menyadari bahwa dia tidak sempurna dan 4. menindaklanjuti penugasan yang diberikan.

Counselling adalah adalah proses dua arah dimana manajer melalui aktivitas diskusi langsung memberi kesempatan pada bawahan untuk membicarakan masalah-masalah yang penting bagi mereka (masalah pekerjaan atau pribadi) yang langsung atau tak langsung mempunyai dampak pada pekerjaan (Phil Love). Counselling berfungsi untuk beromunikasi, memberikan dukungan (Reassurance), memberikan nasehat, melepaskan ketegangan emosional, membantu untuk berpikir jernih dan reorientasi. Tanda – tanda diperlukannya konseling kepada bawahan, meliputi : prestasi kerja bawahan menurun, sering lambat, kurang semangat untuk bekerja, kurang bisa berkonsentrasi sehingga membuat banyak kesalahan/kecelakaan, mudah marah dan tersinggung, sering mencela orang lain dan membuat keributan. Jenis – jenis konselor yaitu 1. Atasan langsung dengan alasan atasan langsung bertanggung-jawab atas kinerja dan pengembangan diri bawahan, memberi peluang untuk mengenali dan memahami secara lebih mendalam berbagai aspek dari diri karyawan yang diperkirakan akan dapat mempengaruhi kinerja pegawai, memahami permasalahan yang dihadapi, baik yang berhubungan dengan pekerjaan maupun yang bersifat pribadi; 2. Atasan tidak langsung dengan alasan permasalahan yang muncul dinilai lebih efektif didiskusikan dengan pihak lain, atasan yang lebih tinggi memiliki tanggungjawab berikutnya untuk melakukan konseling, mampu melihat permasalahan lebih obyektif dan atau dari sudut pandang yang lebih luas; 3. HRD dengan alasan karyawan merasa kurang nyaman dan terbuka untuk mendiskusikan masalahnya (terutama yang bersifat pribadi) dengan atasan strukturalnya; 4. Pihak lain (Rekan kerja, Ahli, dll) dengan alasan rekan kerja dengan tetap mempertimbangkan iklim kerja yang kondusif dengan berbagai pihak yang terkait dengan permasalahan itu sendiri dan seorang yang dianggap ahli untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi pegawai.

Persamaan antara couching, mentoring dan counselling, yaitu : jujur dan adanya proses pemberian umpan-balik, terdapat rasa saling percaya, adanya dialog/diskusi yang berkelanjutan, penguatan pada aspek kekuatan diri individu, pendekatan bersama, tanggung jawab bersama serta mengambil kesimpulan/contoh dari situasi nyata dan pekerjaan. Beberapa manfaat pelaksanaan CMC, yaitu meningkatkan Kinerja Karyawan, jalan menemukan 5R (right people, raight job, right performance, right time, result), serta jalan menemukan “pemimpin”. Fungsi atasan dalam CMC adalah sebagai fasilitator, konselor dan pembangkit kesadaran. Perlu diperhatikan hal-hal yang menghambat CMC, yaitu : budaya menghakimi / memarahi, budaya membiarkan, budaya mengerjakan sendiri, budaya mengharapkan hasil instan, budaya arogansi organisasi (merasa paling bisa atau paling kuasa).

Enam perilaku positif dalam melakukan CMC, yaitu 1. Memahami perasaan, 2. Menetapkan fokus, 3. Bertanya dan mendengarkan, 4. Memberi umpan balik, 5. Memberi informasi yang tepat, 6. Mendorong dan memotivasi.